こんにちわ。 久しぶりの投稿になります。
近年、スタートアップや副業など、働き方が一昔前に比べて大きく変わってきています。
起業もしやすい時代になりましたし、副業も簡単に出来るようになり、より自由な働き方をする人も増えて来ています。
ですが、これまで企業で働いていた場合には、やらなくて良かったことも自分で起業するとなると、全て自分でやらないといけなくなり、営業活動とは別に、経理など、面倒なことをやる必要が増えてきて大変になるでしょう。
私は起業して10年経ちますが、起業してから知った、重宝するツールを5つ紹介します。
ツールを使えば、面倒な書類作成などに要する時間が大幅に減るので、この機会に是非使ってみてみることをオススメいたします。
1． 帳票管理ツール
まず、営業をしていく時に絶対に必要なのが請求書などの帳票作成です。
これまではエクセルを使って一つ一つ帳票を作って来ましたが、これまた面倒な作業です。
見積書から始まり、請求書、納品書、領収書と、一つの案件でも様々な帳票が必要となります。
これをひとつずつエクセルで作るというのはとても時間がかかり面倒な作業です。
これをクラウドの請求書管理ツールを使えばあっという間に帳票を作ることができるようになるので、手放せないツールの一つとなるでしょう。
オススメ度 ★★★★★
すべて無料で使える帳票管理ツールでとても使いやすく便利です。
特に気に入っているのは、請求書の発行元である会社情報を複数登録することができるので、複数の企業に属している人からすると、1つのアカウントで発行元を切り替えられるので他にはない嬉しい機能になるでしょう。
2． 名刺管理ツール
メッセージングアプリのLINEがリリースしたツールです。
グループなどにも対応して名刺を共有できたりするので、とても重宝するでしょう。
オススメ度 ★★★★☆
起業をすると、人と合うのが間違いなく増えます。 ビジネス交流会に参加するとなると1日で30人もの新しい人に会ったりすることも少なくありません。 その中でクライアントとなる会社や人と出会うことになるわけです。
一人ひとりと名刺交換をして、その方をしっかりと管理していく必要があるのですが、これをアナログでやろうとすると不可能に近いです。 顔も覚えていなければ、何をやっている人だったかも覚えていない。 というのは相手にとっては残念ですし、大きな機会損失に繋がり兼ねません。
そのようなリスクをなくすためにも名刺管理ツールの導入は必要不可欠と言えるでしょう。
３．クラウドストレージサービス
なんと言っても、ファイルなどの情報の管理に欠かせないのがクラウドストレージサービスです。
私はいくつかのサービスを併用して使っているのですが、一番自然に使えるDropboxをオススメします。
無料で使えるのは2GBと少ないですが、使っていない人を紹介するとボーナスがもらえるので、どんどん紹介して私は15GBを無料で使うことができています。 どこからでも使えますし、パートナーと共有フォルダを作ることも簡単なので、これらツールもマストと言って良いでしょう。
4. メールソフト
最近はメッセンジャーツールも当たり前になっているのですが、メールアドレスでのやりとりも未だに相当数残っています。
しかも、いろいろな人と名刺交換をしていると、メルマガを発行している企業も多く、メルマガでほとんどのメールが埋め尽くされることも少なく有りません。
さらに、複数のメールアドレスを保有しているとなると管理がとてもしんどい状況になるでしょう。
パソコン、スマホ を併用している人が多い中、別々のメールソフトを使用していると、どのメールを読んだのかも分からなくなることもあります。
そのような不便を解消できたのが、Sparkというメールソフトです。
これはまだ使い始めて1年くらいですが、これまでのメールソフトがゴミのような感覚になりました。
端末ごとにインストールをしておけば、全端末のメール情報が同期をしてくれ、重要なものや、メルマガなど自動的にある程度振り分けてくれます。
あと、なんと言っても便利だと思ったのが、既読にする作業が相当便利です。
これはもう手放せない重要なツールの一つとなりました。
５，パスワード管理ツール
様々なツールが存在する中で、パスワードも面倒な管理の一つです。
すべて一緒のパスワードにしている方も少なくはないと思いますが、使っているパスワードが一緒だとしても、忘れる人も多い印象があります。 パスワードを再発行すれば良いことですが、登録のメールアドレスも忘れてしまっていたりと、ログインするだけでも大きな時間のロスをしている人が多いです。
そのような時間のロスを最小限に押させるためにもパスワード管理ツールを利用することをオススメします。
私は 1パスワードをもう10年ほど前から利用していまして、未だに毎日使うツールの一つでもあります。
（昔は無料版もあったり、1回支払えば永久に使えるアカウントが存在していたのですが、どうやら現在は毎月支払うサブスクリプションモデルになっているようですね。）
ただ、無料で使えるものも存在するようなので、google検索などで調べて好きなツールを導入すると良いでしょう。
最後に
ざっと5つの重宝するツールの紹介をしてまいりました。
上記のサービスでないといけないということは一切ないのですが、私が起業して10年の中で未だに「毎日」のように使っているサービスを紹介いたしました。
これから起業される方は、右も左も分からないことだらけで、大変な時期も過ごされるかと思いますが、
ツールを使って最適化できるところは最適化し、限りある時間を大切に使っていけるようになれば嬉しいです。
それではまた！
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